เมื่อลูกค้าทักแชทขอใบกำกับภาษีตอนจองห้องพัก กฎหมายกำหนดให้ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปต้องมีข้อมูลครบ 8 รายการ และที่พักที่ไม่ได้จดภาษีมูลค่าเพิ่มก็ออกใบนี้ไม่ได้ตามกฎหมายอยู่ดี ถ้าไปรู้ทีหลังว่าข้อมูลขาดหรือออกให้ไม่ได้ ต้องยกเลิกใบเดิมแล้วออกใหม่ หรือแม้แต่คืนมัดจำ การเก็บข้อมูลให้ครบตั้งแต่ตอนจองคือสิ่งที่ป้องกันปัญหานี้ได้จริง
ใบกำกับภาษีที่ถูกต้องต้องมีอะไรบ้าง
ประมวลรัษฎากร มาตรา 86/4 กำหนดให้ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปต้องมีข้อมูลครบ 8 รายการ ได้แก่ คำว่า “ใบกำกับภาษี” ที่เห็นชัด ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ออก ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ เลขที่ใบกำกับภาษี (และเลขเล่มถ้ามี) รายการ ชนิด ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่แยกจากมูลค่าสินค้า วันที่ออกใบกำกับภาษี และข้อความอื่นที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด (มาตรา 86/4) ขาดรายการไหนไป โดยเฉพาะชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ ใบที่ออกไปจะเอาไปใช้เป็นภาษีซื้อของลูกค้าไม่ได้
ทำไมบางที่พักออกใบกำกับภาษีไม่ได้
มีแค่ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วเท่านั้นที่ออกใบกำกับภาษีได้ตามกฎหมาย กรมสรรพากรกำหนดให้ธุรกิจที่มีรายรับจากการขายหรือให้บริการเป็นปกติธุระเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี ต้องยื่นจดทะเบียนภายใน 30 วันนับจากวันที่รายรับเกิน (กรมสรรพากร) ที่พักเล็กๆ ที่รายได้ยังไม่ถึงเกณฑ์นี้ ออกได้แค่ใบเสร็จรับเงิน ไม่ใช่ใบกำกับภาษี บอกลูกค้าให้ชัดตั้งแต่ในแชท ก่อนที่เขาจะเอาไปตั้งเป็นค่าใช้จ่ายบริษัท ช่วยตัดปัญหาขอคืนเงินทีหลังได้ เรื่องนี้แยกจากเรื่องมัดจำโดยสิ้นเชิง อ่านเรื่องมัดจำเพิ่มที่ ลูกค้าจองคิวแล้วไม่มา ริบเงินมัดจำได้ไหมตามกฎหมาย
ตั้งค่าใน 1CS
เปิดใช้งานจองห้องพักที่ ธุรกิจ > จองห้องพัก หรือเลือกการ์ด “จองที่พัก-เช่า” ในรายการ “เปิดใช้งานความสามารถ” ที่หน้า AI เจ้าหน้าที่ ในแชต ลูกค้าที่กดปุ่ม “ดูปฏิทินห้องว่าง” เลือกวันที่ จำนวนห้องและผู้เข้าพัก กรอกชื่อและเบอร์โทร และขอใบกำกับภาษีได้ในขั้นตอนเดียวกันก่อนส่งคำขอ AI ไม่ยืนยันการจองเอง ระบบสร้างคำขอสถานะ Pending (Source: “AI lead”) ให้ทีมเปิดดูที่ ธุรกิจ > จองห้องพัก > Bookings หน้ารายละเอียดจะแสดงวันเข้าพัก จำนวนคืน มัดจำ และ “คำขอใบกำกับภาษี (ถ้ามี)” ไว้ด้วยกัน นี่คือจังหวะที่ต้องขอข้อมูลตามมาตรา 86/4 ให้ครบก่อนยืนยันการจอง อ่านทุกขั้นตอนที่ ให้ AI เช็กห้องว่างและรับจองห้องพักในแชต
ข้อความที่ใช้ได้จริง เวลาออกให้ได้แค่ใบเสร็จ
ถ้าร้านยังไม่ได้จด VAT ให้บอกไว้ในข้อความเดียวกับที่ยืนยันคำขอจอง ไม่ใช่รอให้ลูกค้าตั้งเป็นค่าใช้จ่ายไปแล้ว ข้อความนี้เป็นแค่ตัวอย่างที่เราแนะนำ ไม่ใช่สคริปต์ตายตัว:
ขอบคุณสำหรับคำขอจอง [ประเภทห้อง] วันที่ [เช็คอิน]–[เช็คเอาท์] ค่ะ/ครับ ขอเรียนแจ้งว่าร้านเรายังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม จึงออกได้เฉพาะใบเสร็จรับเงิน ไม่สามารถออกใบกำกับภาษีได้ ถ้าสะดวกตามนี้ รบกวนกดยืนยัน แล้วทีมจะส่งเลขบัญชีมัดจำให้ต่อไปค่ะ/ครับ
ถ้าร้านจด VAT แล้ว ให้ขอชื่อ-นามสกุลจริงและที่อยู่ของลูกค้า หรือถ้าเป็นนิติบุคคลก็ขอชื่อบริษัทกับสาขาด้วย ก่อนส่ง QR มัดจำ เพราะใบกำกับภาษีที่ออกไปแล้วแก้ไม่ได้ ต้องยกเลิกแล้วออกใหม่เท่านั้น ก่อนยืนยันว่าโอนมัดจำแล้ว ควรเช็กสลิปให้ครบแบบเดียวกับการเช็กสลิปโอนเงินทั่วไป ดูวิธีได้ที่ เช็คสลิปโอนเงินให้ครบ 5 จุด ก่อนแพ็คของทุกออเดอร์
